아이피알그룹 대표  맹청신  
 
해외 수출시장 개척·확대 방안의 하나로 한국 정부기관, 단체 및 개별 기업들은 시장개척단을 조직하여 파견하고 있다. 이 해외시장개척단 행사는 대개 다음과 같은 순서로 진행된다.

먼저 지역을 선정하고 다음으로 사전준비를 한 후 행사진행 그리고 사후관리 순으로 행사가 이루어진다 :
 
시장개척단을 파견하려는 지역시장을 철저하게 분석, 해당지역을 선정해야 한다. 이를 위해서는 인구, GDP, 산업구조, 수출입동향, 시장크기, 유통구조, 거래관행, 관세, 무역거래규제, 통관, 물류, 대금지불, 경쟁상대, 한국과의 거래 현황, 참가 기업들의 제품 및 서비스, 예산, 파견시기, 파견규모 등 가능한 한 많은 정보를 수집·분석하여야 한다.
 
 
일단 해당 시장을 선정하면 시장 개척단 관계자들은 사전준비에 들어간다.
사전준비에는 예산, 해당품목, 판촉물, 행사장소, 행사규모, 진행패턴, 초청바이어들의 자격과 규모, 행사진행 회사선정, 기타 행사 여부에 따라 준비를 진행시켜야 한다. 이때 빼놓지 말아야 할 것은 초청 바이어들과 참가 기업들간에 가능하면 사전 접촉을 하게 하는 것으로 이는 행사의 성패에 매우 중요한 영향을 준다.
사전 접촉은 참가 기업들의 제품, 서비스에 대한 초청 바이어사들의 관심과 적합도에 따라 진행한다. 이를 위해 해당 바이어들에게 사전 필요한 자료를 발송한 후 행사에 참가하도록 초청장을 발송한다.
참가 기업들은 경쟁력 있는 제품과 서비스를 준비하고, 파견요원을 선발 교육하여야 한다.
여행과 운송에 필요한 여권, 비자, 항공권예약, 호텔예약, 통관, 운송, 데모에 필요한 프리젠테이션, 명함, 기념품, 샘플, 행사장 배치 및 안내표지 등을 하나하나 체크하고 준비한다.
 
 
행사 당일 행사 진행내용과 절차는 행사진행을 맡은 아웃소싱(행사진행) 회사와 수출상담에 참가하는 참가기업으로 구분하여 설명하고자 한다.

A) 행사 진행 회사
행사진행회사의 담당 요원들은 사전에 작성된 체크리스트에 따라 행사장의 모든 설치물 완성을 재점검한다.
행사장 안내 표지판, 등록대, 포스터, 안내요원, 상담장배치, 배너(백드랍), 비즈니스 매칭순서, 카펫, 뱃지, 필기도구, 커피브레이크, 사회자와 발표자의 강단과 마이크, 스크린, 멀티미디어, 포스터, 기자회견, 통역요원, 기념품, 배포인쇄물, 카메라, 행사장조명, 기타 필요한 장비 등을 행사 시작되기 최소한 2시간 이전에 다시 한번 철저하게 확인 점검한다. 그리고 행사 진행은 계획된 순서와 절차에 따라 진행한다.

B) 상담 참가 기업
수출 상담 참가 기업 대표들은 최소한 행사 1시간 전에 행사장에 들어가 준비된 제품 및 서비스, 판촉물, 상담할 회사 리스트와 개요, 상담 시 발표할 내용, 상대방회사에 질문할 질문지(제품, 실적, 재무제표, 회사조직 등), 메모기구, 이번행사에 달성해야 할 목표, 기념품 등을 재점검하고 예행연습을 해야 한다.
선발된 통역요원에게는 회사, 제품, 거래조건등에 관하여 사전교육을 실시하라.
특기할 사항은 상담 참가 기업 대표들은 자기 회사와 제품의 특성을 설명하는 30초 짜리 발표문을 사전에 영어로 만들어 암기하여 올바른 발음과 어조로 각각의 상대방에게 발표하여야 한다. 내용 프리젠테이션은 극적인 효과(Dramatic Delivery)를 최대화 한다(배우가 되라). 아울러 주의할 점은 내 얘기만 계속 할 것이 아니라 상대방이 문의하거나 답변하는 것을 주의 깊게 경청하고 기록해야 한다. Good Salesman 은 Good Listener라는 것을 명심하라. 상담이 꽤 진지하게 진행되고 상대방이 좋은 바이어라고 생각되면 그날 저녁에 초대하던지 상대방회사로 찾아가겠다는 방문을 제의하라.
끝으로, 행사진행회사와 시장개척단 참가 기업 대표들은 행사당일 행사가 끝나자마자 함께 모여 그날 일어났던 모든 특기사항을 발표하고 토의하는 Wrap-up Session을 반드시 가져야 한다. 이 마지막 토의 시간을 통하여 행사에 참가했던 모든 기업 대표들이 경험한 것을 서로 나눔으로써 시장개척단 행사의 효과를 두 배로 높일 수 있다.

 
 
철저하고 꼼꼼한 사후관리는 해외 시장 개척단을 성공으로 이끄는 가장 중요한 끝내기 절차라고 할 수 있다. 상담 시 약속했던 내용과 상담 시 못다한 내용을 정리하여 사후관리를 하여야 한다. 귀국하는 즉시 샘플 또는 추가자료 송부, 인콰이어리 응답, 계약조건 및 계약서, 신용조회, 계약이행 등을 처리한다. 아울러 계속적으로 신제품이나 최근회사활동을 소개하며, 특별한 이벤트가 있으면 상대방에게 이 사항을 연락하여야 한다. 보통 사후관리는 계약이 될 때까지 해야 한다고 한다. 그러나 가능하면 늙어 죽을 때까지 지속하라.
 
 

참가 기업 대표들은 항상 단정한 복장을 착용하여야 하며 언제나 미소 짓는 표정관리를 해야 한다. 상대방과 대화 시 중요한 내용은 기록을 하라. 대표 선수를 지도하는 다정한 코치나 환자를 대하는 자상한 의사와 같은 태도를 지니고 상대방이 나에게 아주 중요한 파트너라는 인상을 주어야 한다. 처음부터 내 방식대로 시작하여 내 방식대로 끝내는 제임스 본드식 상담 보다는 항상 질문 하는 형사 콜롬보의 자세를 가져라.

 
 
모든 참가기업 대표들에게 왜 시장개척단 (또는 해외전시회)에 참여하느냐고 물으면 한결같이 바이어를 만나려고라고 대답한다. 그렇다면 이 해외시장개척단 (또는 해외전시회) 행사에서 당신이 만나려고 하는 바이어는 누구인가? 참여기업 대표들은 사전에 자기 타겟바이어(목표 바이어)가 누구인지 정의하고 이들에게 목표를 두어야 한다. 사냥을 하거나 낚시를 하러 갈 때 내가 무엇을 잡을 것인가에 따라 사냥/낚시 도구와 그 장소와 미끼 등이 다르다는 것을 우리는 잘 알고있다. 목표 바이어는 대개 유통업자, 수입업자(무역업자), 대리점, 조립 판매업자, 도매(소매)업자, 대기업, 정부기관, 금융(은행, 보험) 서비스업, 협회나 단체 등으로 구분할 수 있다. 이중에서 당신의 기업에 적합한 바이어를 선정하면 행사장에서 다시 한번 목표 바이어를 확인하기 위해 질문지를 준비하고 질문을 해야 한다.

  1) 당신은 무슨 제품/서비스를 취급합니까?
  2) 당신은 당신의 제품을 누구에게 판매합니까? 연간 실적은?
  3) 이러한 바이어들을 어디에서 어떻게 개발합니까? 어떻게 당신 제품을 이들 바이어에게 판매합니까? 등

이렇게 해서 개발한 바이어들을 사후관리를 통해 당신의 고객으로 만들어야 한다.
 
 
한국의 시장개척단 참가 기업들이 등한히 하기 쉬운 것이 해외(또는 국내) 언론 매체 홍보라고 할 수 있다. 해외시장개척단이 나가기 전 영문 홍보자료(기사 및 사진)를 준비하여 사전·사후에 해외 언론과 국내 언론에 배포하라. 특히 해외 언론 배포는 출발하기 최소 2주전(또는 10일전)에 실시하여야 한다. 홍보자료는 시장개척단이 소개할 제품/서비스의 특성(특히 잇점=Benefits), 시장개척단 대표, 구성요원, 행사일정, 행사장소, 주요 상대방, 시장개척단 과거 실적 등 해외 언론 매체들이 관심을 가지고 기사화 할 내용을 포함하여야 한다.