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◆항공권 및 호텔 예약 관련

여권 유효기간의 만기여부 확인
미국, 일본, 중국 등 입국사증이 필요한 경우 비자 신청
항공권 예약 : 도착시간이 이른 아침이거나 심야는 피하는 것이 좋음
항공편은 가능한 선진국 항공사나 도착국의 항공사, 그리고 선호도가 높은 항공사를 이용할 것 :
테러 등 국제적 정세도 고려하여 항공사를 선택할 것
환승시, 짐을 부칠 때 목적지에서 바로 찾을 수 있는 것인지 확인할 것
호텔 및 필요시 렌터카 예약 : 호텔의 등급 및 요금 사전 확인

◆출장 품의 등 서류 준비

출장 스케줄 조정 및 유관부서와 업무협의 진행
출장 품의는 출장예정일 1주 전까지 사내시스템에 상신
일정 협의 및 작성 후 반드시 출장지 지점의 confirm을 받을 것.
프리젠테이션 자료 준비시 사내 유관 부서의 확인 및 검토를 받을 것
출장 중 필요한 예산을 감안하여 출장경비 신청
거래선 및 거래선 면담자에 대한 정보 확보
시차, 기후, 특별한 관습 등 출장지에 대한 정보를 확보할 것
출장지의 항공, 철도 등 주요 교통편 Time Table, 요금, 소요시간 및 유의사항 등에 대한 정보를 확보할 것

◆본격적인 출장준비에 앞서/출장 1주일전

짐은 가급적 hand-carry가 가능한 수준으로 할 것
여권 등 증명서는 사본을 만들어 놓을 것
지점 및 방문처의 연락번호를 미리 확보할 것
출장지의 지점에 출장자의 영문 Full Name과 여권번호를 통보할 것
출장지의 교통상황을 사전에 잘 파악할 것
해당국가 관련 서적을 반드시 일독할 것
이동 시간이 길 경우 읽을 책을 꼭 준비할 것.
환율을 Check할 것
안경을 착용하는 경우 비상 안경도 하나씩 가져 갈 것.
필요시 핸드폰 로밍 서비스를 신청할 것
특수언어 국가로 출장 갈 경우에는 현지어 사전을 구입하여 간단한 회화는 미리 준비할 것
충분한 양의 명함을 준비할 것
Y-셔츠 및 속옷은 매일 갈아 입을 만큼 준비할 것
구두는 항상 깨끗한 상태를 유지할 것
취급 제품의 영문명은 물론 현지어 표현법도 확인할 것 :
화학품목의 경우 중국에서는 중국식 명칭으로만 통용
회사 소개 자료 등 거래선에 제공할 자료는 조금 많이 가져 갈 것
거래선 선물 준비 : 선물은 한국적인 것이 좋으며 출장국의 종교 및 관습상 금기시하는
물품이 아닌지, 그리고 과거 어떤 선물을 했는지를 확인하여 중복을 피하는 것이 좋음.
여분의 선물 및 지점 선물 준비
소화제, 진통제 등 비상약품 준비
고객과 동행하는 경우 기후, 관습, 거래선 등 출장에 대한 자세한 정보를 제공할 것
출장 기간중의 일정을 한눈에 알아볼 수 있는 출장일정표를 작성할 것 :
숙박시설 정보,교통편 정보, 긴급연락처 등
장기간 출장의 경우 숙박 및 교통편은 Re-Confirmation이 필수적임.
출장경비를 가불 받아 환전
출장 일정 중에 방문이 가능한 유명 관광지나 유명 레스토랑을 미리 List-up해 놓을 것


◆거래선과 미팅시

거래선 미팅시 당황되는 일이 있어도, 표정을 드러내어서는 안됨
동행한 고객과 함께 현지에서 거래선과 미팅을 가질 때에는 고객의 의사를 정확히
파악하여전달하도록 노력할 것
회의 중 의문이 있거나 상대방이 잘 못 이해한 것처럼 인식될 때에는 즉시 확인하여
착오가 없도록 할 것
거래선 면담시, 곧바로 브리핑 자료를 꺼내는 것은 예의가 아니며,
우선은 가벼운 대화로 편안한 분위기를 만들 것
프리젠테이션을 진행할 경우, 회의의 성격에 따라 품목에 관한 구체적인 정보나
데이터 등의 언급 여부를 사전에 결정할 것
프리젠테이션 자료는 전체적인 회사 소개 자료, 구체적인 품목 자료 등을
따로 준비하여 활용하는 것이 효과적임
각 회의마다 회의 의제와 목표를 분명히 인지하고 회의 전략을 수립할 것
통역시에는 일행 중 가장 선임자를 향해 말할 것
매일 매일 일정을 수시로 확인하여 다음 일정 진행에 차질이 없도록 할 것
중국의 경우 면담 자리에서도 술이 동반되는 경우가 많으니 유의할 것


◆식사 및 접대시

조리시간이 다소 걸리는 음식을 주문할 시에는 상대방의 양해를 구하고 먼저 주문하여
동반자들과 식사 시간을 맞출 것
식사 접대시에는 만족할 만한 수준의 음식을 주문해야 함
출장지의 유명 요리 및 식사법에 대해 숙지할 것
술자리에서는 출장지의 문화에 맞는 주류를 주문할 것 : 한국식 폭탄주는 지양할 것
주류 주문시 가급적 출장지의 유명 주류를 주문할 것: 중국의 경우 8대 명주를 주문
출장지의 茶 문화에 대해 숙지하고 茶道에 대해서도 공부할 것
거래선과 친분이 있는 경우 상황에 따라 팩소주, 컵라면 등을 활용하는 것도 좋은 방법임
유흥업소에서는 팁을 함부로 주지 말 것


◆호텔투숙시

호텔 투숙 시, 일행의 방 위치를 미리 확인할 것
Wake-up Call을 활용하여 시차에 적응하도록 노력할